Slik takler du konflikter på jobben!


Slik takler du konflikter på arbeidsplassen

Av organisasjonspedagog Tor Berntsen

Konflikter er ubehagelige og ofte føles det lettere å utsette hele saken, enn å ta de viktige samtalene. Men hvis saken er viktig for firma, så er mitt råd å snakke ut og søke en felles løsning sammen med personen(e) det gjelder. Det er ingenting som ordner seg av seg selv og mer tid fører ofte til at fantasiene om motparten vokser. Resultatet er som regel mistrivsel, nedsatt motivasjon og redusert arbeidsinnsats. I verste fall kan det bli sykmeldinger, omplasseringer og oppsigelser. Jeg har i denne bloggen valgt som utgangspunkt at du som leder er involvert i konflikten. Men det behøver selvsagt ikke være tilfelle. Det kan derfor være behov for at du endrer perspektiv på rådene for å tilpasse de til din situasjon.

1. Alle har gode intensjoner: Dere har begge vært i en svært krevende situasjon som er vanskelig å forstå. Det er lett å forklare situasjonen med dårlig egenskaper hos den andre personen. Men dette er aldri hele forklaringen og det er et elendig utgangspunkt for en forsonende samtale. Du bør først sette deg i stand til å forstå den andre, før du forventer at vedkommende skal forstå deg. Hust at en god konfliktløsningssamtale handler mer om å forstå hverandres ulike opplevelser enn å ha rett eller finne frem til en sannhet som ikke eksisterer.

2. Forbered deg godt: Gå aldri inn i en konflikt før du er blitt bevisst dine egne følelser og behov. De viktigste spørsmålene du bør tenke gjennom i forkant er følgende:

  • Hva føler du? –  Så lenge du ikke vet hva du føler, vet du heller ikke hva du trenger. Finn ut om det er skyldfølelse, sinne, sorg, frykt eller andre følelser du kjenner, og hva du tror du trenger for å komme videre.
  • Hva skjedde? –  Oppsummer hendelsen mest mulig objektivt, uten å plassere skylden på noen. Slik får du en god oversikt over situasjonen og følelsene dine blir satt i sammenheng. Den vanligste feilen folk gjør her er å tilpasse historien slik at den forklarer følelsene. Gjør ditt ytterste for å unngå dette.
  • Hva vil du ha i stedet for denne konflikten? –  Redegjør for deg selv hvordan du ønsker at forholdet mellom deg og den andre parten skal være i nærmeste fremtid.
  • Identifiser egne holdninger? –  Hvilken holdning har du i forhold til den andre personen? Hvis du for eksempel ser ned på ham/henne vil dette skinne tydelig gjennom og antakelig gjøre konfliktløsningen vanskelig. Prøv derfor å jobbe med dine egne holdninger og følelser overfor den andre personen før du går inn i en samtale.

3. Ta initiativet: Ikke forvent at den andre skal ta initiativet. Den sterkeste og smarteste tar initiativet. Hvis du er leder så er det pr. definisjon deg. Dersom du ikke føler deg sterk eller smart så er det ditt ansvar å skaffe deg den hjelpen du trenger slik at du blir i stand til å takle situasjonen på en konstruktiv måte.

4. Start samtalen: Unngå beskyldninger og legg heller frem saken på en saklig måte og bruk jeg-budskap. Da unngår du å angripe motparten og det vil bli lettere for ham/henne å dele sitt budskap etterpå uten å komme i forsvar. Det er bedre å underdrive fremfor å overdrive situasjonsbeskrivelsen for å få frem poengene dine. Da vil det være lettere for motparten å akseptere budskapet. Alvorlighetsgraden kan du alltids oppgradere senere.

5. Lytt aktivt: Når motparten tar ordet etter deg, er det viktig at du lytter aktivt. Med det mener jeg at du ikke tenker på hva du skal si så fort du får ordet, men undersøker hva som ligger i budskapet og prøver å forstå hvorfor dette er så viktig for motparten.

6. Still spørsmål: For å unngå unødvendige misforståelser er det viktig at du spør når noe er uklart. Men sørg for at spørsmålet er oppklarende og ikke utfordrende.

7. Ikke vær dømmende: Selv om du er uenig med et annet menneske er det viktig å ikke dømme vedkommende. Prøv å se personen slik de ser seg selv og verdsett de positive kvalitetene.

8. Be om endring: Som leder kan du faktisk kreve en endring, men det er en fordel om du starter med å invitere til en frivillig løsning. Dersom det ikke er mulig kan dere bli enige om at dere er uenige om denne saken. Det er helt i orden og viser gjensidig respekt. Når du likevel må krever en endring er det viktig at du gjør dette så upersonlig som mulig. Med det mener jeg at du bør henvise til et reglement, selskapets verdier, det som er best for bedriften på lang sikt eller liknende. Se på deg selv som en person som forvalter fellesskapets beste og ikke som en motstander som vinner eller taper.

9. Hvis dette er vanskelig og du føler at du trenger hjelp, så be om det så tidlige som mulig. Det er mye enklere å løse opp i en konflikt som er noen få uker gammel fremfor en som har pågått i mange år.

 

Lykke til…