Slik holder du gode videomøter?


 

Slik holder du gode videomøter?

Når det gjelder videomøter eller videokonferanser så er det viktig å erkjenne at dette er en møteplass med sine egne suksesskriterier som vi må ta like alvorlig som andre møteplasser hvor deltakerne er fysisk tilstede i samme rom. Vi erkjenner at det er andre forventninger til deltakelse i et styremøte enn et arbeidsmøte i prosjektgruppen. Slik er det også med videomøter. Noen kombinerer et fysisk møte med 8 deltakere i samme rom og 2 deltakere på video eller telefon. Jeg anbefaler ikke denne løsningen og foreslår at du rendyrker et format om gangen. Det er umulig å lage en godt møte for alle deltakerne med så ulike forutsetninger.

Når Telenor fremhever i sin årsrapport at videokonferansetjenesten appear.in er den raskest voksende globale tjenesten med brukere i 196 land, er det rimelig å tro at videomøter og videokonferanser er kommet for å bli. Jeg tror ikke vi er i nærheten av å ta ut potensialet i denne møteplassen ennå.

Videomøter utfordrer oss på to områder: Den tekniske og den sosial gjennomføringen av møtet. Jeg har utarbeidet 4 tips som vil gjøre deg til en enda bedre møteleder enten du skal arrangere et virtuelt globalt møte fra et avansert telekonferanserom eller bli med i Google Hangout fra den bærbare datamaskinen for en rask prat med kolleger.

 

Tips 1: Kjenn dine verktøy og dobbeltsjekk alt!

Utvalget av utstyr til videokonferanser er stort og inkluderer alt fra spesialdesignede telekommunikasjonsrom til rimelige eller gratis tjenester som Skype, Google Hangouts, Blue Jeans m.fl.

Uansett hva slags utstyr din bedrift bruker bør du som møteleder sørge for at du kan funksjonaliteten på maskinvare, programvare og de tilkoblinger som brukes. Ideelt sett bør denne kunnskapen dobbeltsjekkes i god tid før møtet begynner, fordi feil oppstår i selv de beste systemene og for de mest erfarne proffene. Ikke tro at det er som å gå inn døren til et fysisk møterom. En brøkdel av den tiden du sparer på reise må brukes til tekniske forberedelser.

Selv bruker jeg regelmessig videokonferanseutstyr for møter i alle størrelser. Jeg har vært innom ulike løsninger som Skype, Zoom, Google Hangouts, Teams og mer avanserte systemer med dedikerte kameraer og projektorer. Dette har (desverre) gitt meg rikelig med erfaring med Murphys lov om «tingenes iboende djevelskap» også kalt «Det som kan gå galt – går galt!». Jeg tester derfor alt på forhånd: hastigheten på wi-fi, kabler, mikrofoner, kamera og programvare. Er innstillingene i programvaren satt opp slik at mute-knappen går automatisk på når møtet starter? Alt.

 

Tips nr 2: Bilde er viktig, men lyden er enda viktigere!

Jeg husker et møte hvor en av deltakerne var på hjemmekontor og vi så hans kone skifte bleie på deres baby i bakgrunnen. Det stjal en del oppmerksomhet, men det var et uformelt møte så vi bare lo av det og brukte det som en del av underholdningen på julebordet. Men det er uprofesjonelt!

Når du gjennomfører et møte med mennesker i samme rom er det ofte i et møterom som er designet for denne typen aktiviteter. Omgivelsene er derfor nøytrale slik at det er lett å holde fokus på saken og samspillet mellom menneskene. Siden videomøter gir deltakerne muligheten til å være på ulike lokasjoner må hver enkelt deltaker ta denne regien selv og sørge for at det ikke er noe i bakgrunnen som kan distrahere seerne eller redusere din autoritet i møtet. Unngå derfor rot, mennesker som beveger seg, vinduer o.l. De som virkelig er proffe tar med seg en roll-up banner med selskapets logo som de plasserer foran en nøytral vegg.

Du trenger nok lys til at andre kan se ansiktet ditt uten skygger. Hvis mulig, er det en fordel å sitte med ansiktet mot et vindu da det gir mer lys enn noen lampe. Og husk at ikke alle kameravinkler er like gunstige. Det er veldig enkelt å bruke kamera på laptopen og veksle mellom å se ned på tastaturet og inn i skjermen. Men da ser alle ansiktet ditt nedenfra og opp. Av og til med en litt buet profil hvis du kommer for nær kameralinsen. Det er ikke sikkert at det styrker din profesjonelle anerkjennelse og gjennomslagskraft i møtet.

Det ideelle er å ha avstand til kamera og nærhet til mikrofonen. Det løser du ved å bruke et eksternt webkamera som du plasserer i ansiktshøyde og bruker trådløs handsfree som mikrofon. Det fungerer like bra med en mikrofon med lang ledning dersom du foretrekker det. Bruk hodetelefoner slik at du hører måten ting sies på. Og unngå å bevege deg inn og ut av bildet. Hvis du «snakker med hendene» er det fint, men ikke velg et utsnitt som er slik at hendene forsvinner inn og ut av bildet. Da er det kanskje like greit å bare vise ansiktet. Jeg personlig foretrekker et utsnitt som viser overkroppen fra beltet og opp fordi det viser kroppsspråket. Men ser at mange foretrekker mindre utsnitt.

Jeg anbefaler også at du velger klær som ser bra ut på kamera. Med det mener jeg ingen mønstre som tar oppmerksomheten vekk fra saken og samspillet mellom menneskene. Betyr det at du kan ha på deg rutete dress i et fysisk møte og ikke i et videomøte? Det enkle svaret er ja, fordi, mens den totale kommunikasjonen mellom mennesker i et fysisk møte i prinsippet er 100%, så blir den kraftig redusert i et videomøte. Derfor bør alt som kan oppleves som «støy» reduseres i videomøter. Men forstå meg rett: Jeg vil aldri anbefale rutete dress i noen møter, virkelige eller virtuelle. Men det er av personlige årsaker.

 

Tips nr 3: Vær engasjerende – og engasjer alle!

For å gjøre en videopresentasjon minneverdig, bør du sørge for at du «snakker med» deltakerne og ikke «foreleser til et publikum.» Bruk gjerne powerpoint, men vær oppmerksom på at du i et videomøte ofte må velge mellom å vise lysbilde og deg selv. I et møte hvor alle er tilsted i samme rom, eksisterer ikke dette problemet. Der er du og lysbildet tilstede samtidig. Og du, hvis du gjør en god jobb, krever mest oppmerksomhet. Det er ikke noe skille mellom budskap og budbringer. Lysbildene skal kun forsterke og nyansere deg – og ditt budskap. Slik skal det også være i videomøtet og det innebærer at du ikke kan gjemme deg bak 30 lysbilder og redusere deg selv til å bli stemmen som forklarer powerpointen. Du må synes det meste av tiden og du må være enda tydeligere og mer engasjerende enn du pleier for å kompensere for at det er et «filter» mellom deg og deltakerne. Derfor må du kunne veksle mellom å vise bilde av deg og lysbildene på en elegant og sømløs måte. Hvis det ikke fungerer foreslår jeg at du velger å viser bilde av deg selv, siden den menneskelige faktoren er sterkere enn powerpointfaktoren!

Det tar ca 10 minutter før oppmerksomheten daler i de fleste presentasjoner og trolig enda mindre i  videomøter. Så still spørsmål regelmessig for å holde deltakerne engasjert. Bruk navn for å kompensere for fraværet av det sosiale samspillet som kommer naturlig når alle er tilstede i samme rom. Forsterk det sosiale samspillet ved å dra nytte av innebygde funksjoner som chatterom og whiteboard. Husk at det er mer spennende å høre på en dialog enn en monolog. Så be noen om å komme med motargumenter eller reflektere over tema sammen med deg. Tenk heller at du er en fasilitator som driver en gruppedialog fremover, fremfor at du er en taler som formidler et budskap.

 

Tips nr 4: Ikke glem at ulike møter har ulike funksjoner – også på video!

Noen videomøter er mellom få kolleger som kjenner hverandre godt. Da fungerer det fint å starte møte med uformelle samtaler om vær og vind, vitser og gode historier. Men når graden av formalitet er høy. Bør adferden tilpasses til situasjonen. Retningslinjer for atferd er enda viktigere i videomøter enn i fysiske møter fordi det sosiale samspillet er mindre tydelig. Reglene skal ikke bare redusere uønsket atferd, men også forsterke ønsket atferd. Si helt konkret hva du ønsker at deltakerne skal gjøre – og ikke gjøre. Snakk om det alle tenker på; Hvis videomøte er nytt for dere bør du snakke om det for å få frem bekymringene, dempe dem og si litt om hvordan dere skal håndtere uvante situasjoner.

Når du logger deg på et videomøte bør du huske at bildet du viser er en del av din profesjonalitet. Så gjør deg klar til å få øyekontakt og smil til kamera!